Checkliste vor der Abfahrt für Gruppenverantwortliche

Im Vorfeld erledigen:

• Überprüfen, dass alle Begleitpersonen ein Führungszeugnis abgegeben haben und die „Selbstverpflichtungserklärung“ zum Schutz vor sexueller Gewalt unterschreiben haben, sowie eine Kindeswohlschulung A2 besucht haben.
• Teilnehmer*innen-Listen mit alles wichtigen Daten u. a. (Telefonnummern, Notfallkontakte nach Hause, medizinische Hinweise zu Allergien und Krankheiten, Ausweisnummern, Badeerlaubnis) ausdrucken und datenschutzsicher mit sich führen.
• Eltern informieren, dass eine Auslandskrankenversicherung nötig ist.
• Hoteleinteilung mit Bettenplan, Buszuteilung
• Dokumente für ermäßigten Gruppeneinlass und für das Führen von Gruppen in Rom
  (Bescheinigungen die man über die Fachstelle bekommt)
• Busspiele für die Fahrt aussuchen
• Pilgerausweise im Vorfeld mit den Teilnehmer*innen ausfüllen
• Pilgerpakete mitnehmen, bzw. im Vorfeld verteilen.
  Bitte darauf achten, einige Pilgerzeichen sind Eintrittszeichen für die Veranstaltungen.
• Packlist an die Teilnehmer*innen verteilen.

Vor Abfahrt

• Kontrollieren, ob Ausweise, Krankenkarten und Impfpässe aller Minis griffbereit sind.
• Teilnehmer*innenliste abhaken
• Wenn noch andere Gruppen im Bus sind, sich mit den Gruppenleiter*innen bekannt machen
  und das Vorgehen nach einer Buspause klären. Wie wird festgestellt, dass alle im Bus sind.
• Mit dem Busfahrer sich bekannt machen.

Während der Fahrt

• ggf. Handynummern austauschen
• nach jeder Pause durchzählen

Kurz vor Rom

• Die Minis auf die Hotelregeln hinweisen.
• Tagesablauf vorstellen (dass keine große Pause möglich ist, da der Gottesdienst in St. Paul um 17 oder 18 Uhr beginnt) und den nächsten Treffpunkt festlegen.
• Treffpunkt festlegen, falls jemand in Rom verloren geht.

Bei der Ankunft im Hotel

• Treffpunkt und -zeit für den Abreisetag mit dem*der Busfahrer*in klären
• Ein*e Verantwortliche*r wartet vor dem Hotel/in der Lobby auf die Zimmerschlüssel.
• Zimmerverteilung mit der Rezeption klären, jede Kirchengemeinde hat einen Bettenplan.
• Zimmer auf Schäden kontrollieren, diese ggf. sofort melden.
• Hotelöffnungszeiten und Frühstückszeiten klären, evtl. die Frühstückszeiten, wenn Schichtbetrieb sein muss, mit den anderen Gruppen koordinieren.
• Klären, bis wann die Zimmer am letzten Tag geräumt sein müssen.
  (Vereinbart wurde mit allen Hotels des Bayerischen Pilgerbüros, dass das Gepäck bis zur Abreise in einem Raum des Hotels gesammelt gelagert werden darf. Die Gruppe kann es kurz vor Abfahrt dort abholen.)
  Von den Hotels ist ausdrücklich nicht gewollt, dass die Gruppe schon eine Stunde vor Abfahrt in der Hotellobby sitzt.

Das sollten du und deine Minis unterwegs in Rom immer dabei haben:

• Trinkflasche (aus Plastik!)
• Smartphone
• Personalausweis (Kopie)
• Metro-Fahrkarte
• Pilgerausweis (ausgefüllt für den Notfall!)
• Pilgerliederheft
• Pilgertuch
• Pilgerband
• Sonnenschutz (Kopfbedeckung, Sonnenbrille, Sonnencreme)
• Regenschutz
• lange Hose/Wickelrock und etwas um die Schultern zu bedecken (Bolero, Schal)
• Erste-Hilfe-Set
• etwas Geld fürs Abendessen/Vesper
• KEINE metallischen Gegenstände wie Taschenmesser o. ä. wegen Eingangskontrollen!
• Unterlagen zu den Allergienen und Medizinischen hinweisen für den Notfall.
• Sagt eurer Gruppe vor jeder Fahrt mit der Metro, an welcher Station ihr aussteigt.
  Sollte jemand den Ein- oder Ausstieg verpassen, weiß er dann, wo er euch findet.

Die letzten Stunden in Rom

• Versorgt euch mit Proviant für die Busfahrt.
• Habt ihr schon alle Postkarten geschrieben und eingeschmissen?
• Und, gibt es von euch ein Gruppenbild?

Check-out

• Morgens Zimmer räumen und in ordentlichem Zustand hinterlassen.
• Schlüssel abgeben nicht vergessen!
• Beschädigungen an der Rezeption melden.
• Personalausweise ins Handgepäck.
• Nichts im Hotel/Bus liegen lassen.
• Gepäck zu der vereinbarten Sammelstelle im Hotel bringen.
• Treffpunkt und Uhrzeit vor der Abfahrt vereinbaren.